こんばんは、たっちです。
不定期更新の３回目です。
前回、新予約システムの決裁をもらい、システム開発に着手しましたので、最初に行ったのは、プロジェクト・キックオフの準備です。
プロジェクト・キックオフ準備
正直情報システム部門でプロジェクト・キックオフを行うのは私が知る限り初めてです。
私の移動前に大手ＳＩｅｒがやった某システムの刷新プロジェクトや、全社プロジェクトのキックオフはありましたが、情報システム部門が主催するプロジェクト・キックオフは初めてでした。
プロジェクト・キックオフに向けてまずは事前準備と言う名のネゴです。
・プロジェクトオーナーの設定
・プロジェクトメンバー選出
・プロジェクト体制の決定と承認
・全体スケジュールの決定
・プロジェクトの目的と狙いの設定
プロジェクトオーナーの設定
プロジェクトを進めるために重要なのはプロジェクトオーナーの設定です。
今回のシステムが多くの部門の業務プロセスに影響すること、そしてそのために新しいルールを沢山決めないといけないことがあります。 そのため、ある程度の決定力と影響力のある方を据える必要があります。
新しいルールを決めても、現場側がごねると業務プロセスが変わらなかったりしますので。
そういった点で、今回は予約システムということで、集客営業部門とホテルの予約部門のトップの統轄部長が受けて戴くことができ、ホテル部門の本部長にも承諾も得ることが出来ました。
プロジェクトメンバー選出
続いてプロジェクトメンバーの選出です。
情報システム部門は私がプロジェクトリーダー、私の上司がプロジェクトマネージャーとして置き、業務チームの責任者にプロジェクトオーナー配下の営業部門のスタッフＩさん、今回ターゲットホテルになっている蓼科のホテルの予約部門責任者のＹさん、予約部門の影の支配者（笑）のＴさんに各セクションリーダーを担当してもらい、そこに各ホテル、各営業所の予約担当者を選出してもらって体制を作りました。
そして毎月１回定期的に全体ミーティングを設定し、ルールの決定、運用方法の決定などを行うようにしました。
プロジェクト体制の決定と承認
ということで、プロジェクト体制を決定し、関係部門の承諾をもらい本格的にプロジェクトの着手です。毎月名古屋に集まって貰わないといけませんので。今の時代であれば、ｚｏｏｍでオンラインというのも出来ましたが、オンサイトは膝詰めで話が出来たのは、反発の多い案件でしたので、有効だったと思います。
全体的スケジュールの決定
スケジュールは新規開業のホテルが控えている事もあり、大筋は決まっていました。
１１月に予約開始、３月オープンですのでシステムの本稼働は１１月という事になります。
今回はいきなり前ホテルに導入ではなく、１ホテルづつ切り替えすることにしました。
そのため新予約システムを利用するのは、対象ホテルの予約をするときのみ、というルールにしたため、さほど混乱はありませんでした。
今までは、他のホテルを予約する際は、要望を聞いてから、利用ホテルに確認して、お客様には折り返し返事する方法から、新ホテルを取るときだけ、新予約システムにいきなり入力して、部屋が空いていれば、予約ＯＫとその場でお客様に返事出きるので、メリットが多かったため、その利便性を理解するにはちょうど良かったと思います。
そうすることで、未導入のホテルからは早く自分のホテルにも導入して欲しいという声があがりましたから。
プロジェクトの目的と狙い
プロジェクトを立ち上げる際に、私が部下に口酸っぱく言い続けていることが、プロジェクトの目的と狙いをにゃんと定義すること。
良くシステムの目的が手段になることが多く、その都度突っ返しています。
『目的 業務効率のため○○システムを導入する』なんて書いてあれば即書き直しさせます。
システムを導入するのは目的ではなく手段です。これ一番大事。特にユーザーからの要望にはこう書かれている事が多いです。
システムを入れることで、何がどうなるかをはっきりとさせることが大切です。
３０年近く前の事なので正確には憶えていませんが、だいたいこんな事だったと思います。
目 的：
全ての予約情報を一元化することで、どこからでも簡単に全ての予約が取れるようにする
ねらい：
１．お客様から予約の申込みがあった際に、即時に予約回答ができるようになる。
２．紙の予約カード、台帳を廃止し、全てコンピュータで管理する
３．全ての予約受付拠点（ホテル、営業所）で全てのホテルの部屋、レストランの空き状況が分かり、予約することが可能になる。
４．予約のローカルルールは廃止し、システムでルールを管理できるようにする。
共通課題：
プロジェクトメンバーで認識しておいてほしい点を先に提示しました。
・部屋の空室状況が公開されること
・空いていれば、勝手に予約が入ってくること
・ローカルルールは廃止すること
・予約はその場で処理すること
・台帳などの紙管理は廃止してもらうこと
現場からは反発になりそうな事を先手を打っておくということです。
こちらを準備してキックオフに臨んだわけです。
